Jak zarządzać urządzeniami współdzielonymi i funkcyjnymi

W dzisiejszym świecie wszystko dzieje się szybko. W magazynach, sklepach, salonach sprzedaży i halach produkcyjnych — wszędzie tam, gdzie Twoi ludzie są blisko klienta — urządzenia mobilne odgrywają kluczową rolę. To fundament budujący zadowolenie klienta, umożliwiający szybką i sprawną obsługę przy zachowaniu bezpieczeństwa danych firmowych.

Jednak zarządzanie flotą takich urządzeń to zupełnie inne wyzwanie niż dbanie o smartfony czy laptopy przypisane do jednej osoby. Wymaga dedykowanego podejścia, odpowiednich narzędzi i przemyślanej strategii.

Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, jak zarządzać urządzeniami współdzielonymi tak, żeby Twoi ludzie mogli pracować sprawnie, bezpiecznie i… bez irytujących problemów technicznych.

Zapisz się na webinar i dowiedz się więcej o zarządzaniu urządzeniami pracowników mobilnych!

Różnice: urządzenia współdzielone vs osobiste

Zanim przejdziemy do konkretnych praktyk, zatrzymajmy się na chwilę przy tym, czym różnią się urządzenia współdzielone od osobistych. Bo to właśnie te różnice definiują sposób, w jaki trzeba nimi zarządzać.

Urządzenia osobiste	Urządzenia współdzielone/funkcyjne
Przypisane do jednego pracownika	Używane przez wielu pracowników, także w pracy zmianowej
Indywidualne aplikacje, ustawienia i dane	Standardowe ustawienia zależne od roli lub funkcji
Użytkownik dba o sprzęt	Organizacja odpowiada za gotowość i przekazanie sprzętu
Liczy się zadowolenie użytkownika	Urządzenie ma być szybko dostępne i sprawne
Zarządzane pod kątem prywatności i zgodności z polityką firmy	Zarządzane pod kątem współdzielonego dostępu, bezpieczenstwa i wydajności

Mówiąc wprost: personalizacja schodzi na dalszy plan. Chodzi o to, by urządzenie zawsze działało, było dostępne, bezpieczne i nie powodowało problemów. Nawet jeśli codziennie korzysta z niego inna osoba.

Najlepsze praktyki zarządzania urządzeniami współdzielonymi i funkcyjnymi

1. Zacznij od przemyślanej strategii

Bez przemyślanego planu ani rusz.

Zastanów się, do czego mają służyć urządzenia. Czy będą przypisane do konkretnych lokalizacji? Czy będą migrować między zespołami? Czy każdy pracownik będzie miał „swoje” urządzenie na zmianie, czy raczej jedno urządzenie będzie przechodzić z rąk do rąk co kilka godzin?

Druga sprawa – model własności. Najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem są urządzenia należące do firmy i w pełni przez nią zarządzane (model COBO - Company-Owned, Business-Only).

I jeszcze jedno: standaryzacja. Jeden typ urządzeń, jeden system operacyjny, jedna konfiguracja. Brzmi nudno? Może i tak. Ale upraszcza wszystko: od konfiguracji po serwis.

A teraz coś, o czym często się zapomina – zaangażowanie użytkowników.
Nie traktuj pracowników jak odbiorców "gotowego produktu". Od początku wciągnij ich w proces wdrażania urządzeń. Pytaj, testuj razem z nimi, sprawdzaj, czy nowe narzędzia rzeczywiście pasują do ich pracy. Im szybciej zaakceptują nowe rozwiązania, tym mniej frustracji i... tym mniej telefonów do działu IT z hasłem „to nie działa!”.

| Cel: Mniej chaosu, dostępność 24/7. Jedno środowisko, którego ludzie naprawdę chcą używać.

2. Wybierz dobre narzędzie MDM/UEM

Rozwiązanie do zdalnego zarządzania urządzeniami mobilnymi MDM (Mobile Device Management, także Unified Endpoint Management) to Twoje centrum dowodzenia. Dobre rozwiązanie umożliwia między innymi:

automatyczną konfigurację urządzeń po pierwszym uruchomieniu bez interwencji IT (rejestracja typu zero-touch)
zdalną aktualizację oprogramowania,
monitorowanie stanu urządzeń i ich zgodności z polityką,
zdalną blokadę dostępu lub czyszczenie danych, jeśli coś pójdzie nie tak.

| W skrócie: jedno narzędzie, pełna kontrola. I mniej niespodzianek w poniedziałek rano. Jeśli szukasz rozwiązania do zarządzania urządzeniami współdzielonymi, konieczne zwróć uwagę i przetestuj funkcje trybu Kiosk i Launcher (dostępne m.in. w Essentials MDM). critical_art1_pic1

3. Zbuduj polityki oparte na roli i wykorzystaj tryb kiosk

To, że urządzenie jest współdzielone, nie oznacza, że każdy użytkownik ma widzieć wszystko.

Ustaw konfiguracje według roli/z podziałem na grupy pracowników. Pracownik magazynu nie potrzebuje tego samego, co serwisant w terenie. Dzięki trybowi kiosk możesz ograniczyć dostęp tylko do jednej aplikacji, albo skorzystać z launchera i udostępnić zestaw niezbędnych funkcji.

I nie zapominaj o logowaniu. Zintegruj rozwiązania Single Sign-On (SSO) i umożliw logowanie za pomocą kodów PIN, kart NFC lub kodów QR – wszystko, co pozwala szybko i łatwo zacząć pracę. Zwłaszcza jeśli mówimy o zmianach i szybkim przekazywaniu urządzeń między pracownikami.

| Prosta zasada: mniej klikania = więcej pracy wykonanej na czas.

4. Sesje użytkowników – bezpieczeństwo przede wszystkim

Pracownik kończy zmianę – jego dane też powinny. Ustaw automatyczne wylogowywanie i czyszczenie sesji (loginy, historia przeglądania) po okresie bezczynności.

Ważne: logi. Musisz wiedzieć, kto korzystał z urządzenia i co na nim robił – to nie tylko kwestia porządku, ale też bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Jeśli możesz – wykorzystaj funkcje takie jak tryb urządzenia udostępnionego w Microsoft Entra ID (dawniej Azure AD) lub podobne rozwiązania, aby uprościć zarządzanie sesjami wielu użytkowników.

| Tip: Każda sesja zaczyna się od nowa — to ważne dla prywatności i zgodności z przepisami (np. RODO, NIS2).

5. Optymalna wydajność i żywotność baterii

Mała rzecz, a potrafi negatywnie wpłynąć na cały proces zakupowy: rozładowany tablet w salonie sprzedaży o 10:15. Dlatego:

monitoruj stan baterii z poziomu MDM,
korzystaj z szafek ładujących lub wymiennych baterii,
ustaw aktualizacje systemu poza godzinami szczytu.

| Cel? Urządzenie ma działać cały dzień. Bez wyjątku.

tandl-tn28-photography-application-delivery-box-scan 1-1

6. Zadbaj o szybkie wsparcie i wymianę

Pracownik nie ma czasu na czekanie. Gdy coś nie działa, potrzebuje pomocy – od razu.

Dlatego warto mieć pulę zapasowych, skonfigurowanych urządzeń gotowych do natychmiastowej wymiany w razie awarii i dobrze zorganizowaną wymianę. Sprawdź, czy Twój dostawca sprzętu lub partner oferuje usługi szybkiej wymiany na następny dzień.

Do tego koniecznie opcja zdalnego wsparcia przez MDM: jeśli możesz pomóc pracownikowi bez wychodzenia z biura IT, oszczędzasz czas i nerwy.

| Pamiętaj: Przestoje kosztują — nie trać tempa pracy.

7. Bezpieczeństwo od A do Z

Nie możesz sobie pozwolić na traktowanie bezpieczeństwa jako dodatek.

Szyfrowanie danych na urządzeniu, wymuszanie silnych haseł lub kodów PIN oraz korzystanie z VPN (jeśli wymagany jest dostęp do sieci firmowej) to absolutne minimum.
Oddzielenie danych służbowych od prywatnych (jeśli używasz BYOD). Jeśli na urządzeniach mogą pojawiać się dane wrażliwe, upewnij się, że prywatne aplikacje nie mają do nich dostępu (choć w modelu COBO najlepiej całkowicie blokować prywatne użycie).
Możliwość zdalnego czysczenia urządzenia w razie zagubienia lub kradzieży.
Geo-fencing i alerty bezpieczeństwa. Skonfiguruj automatyczne alerty informujące o próbach naruszenia polityk bezpieczeństwa, nieautoryzowanym dostępie lub instalacji niedozwolonych aplikacji.

| Zasada: Bezpieczeństwo musi być wbudowane w strategię od samego początku, a nie być traktowane jako dodatek.

8. Analizuj, ucz się, poprawiaj

Na bieżąco sprawdzaj, jak faktycznie urządzenia są używane: które zalegają zapomniane w szufladach, czy można wykorzystać je, aby zastąpić inne, mniej efektywne narzędzia?

Analizuj czas logowania, wyczerpywanie się baterii, działanie aplikacji.

Pytaj pracowników o opinię — to oni najlepiej wiedzą, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.

| Wniosek: Strategia urządzeń współdzielonych powinna się rozwijać wraz z potrzebami biznesu i doświadczeniami użytkowników.

Na koniec: Wspieraj mobilność swoich zespołów

Urządzenia współdzielone to podstawowe narzędzie pracy ludzi, którzy są najbliżej Twojego klienta. Muszą być niezawodne, bezpieczne i zawsze gotowe do pracy. Wdrożenie przemyślanej strategii zarządzania, wspartej nowoczesną platformą MDM/UEM, przynosi wymierne korzyści: