En mobilpolicy er en forhåndsbestemt avtale mellom bedriften og den ansatte som regulerer hva bedriften skal dekke av mobilkostnadene, og hva den ansatte selv må dekke. Policyen håndterer hva som skal betales av bedriften og hva som betales av den ansatte helt automatisk.

Med Mobile Expence Management mottar bedriften hver måned en fil som er tilpasset bedriftens lønnssystem. Filen inneholder en komplett oversikt over hva den enkelte ansatte skal trekkes for i lønn i henhold til den avtalte policy. Filen er klargjort for direkte å kunne importeres i lønnssystemet og sørger for riktig lønnstrekk basert på en forhåndsdefinert fordeling (policy).

Forenkler administrasjon av mottak og fordeling av mobilfakturaen til rett koststed i bedriften. Filen består av et standard oppsett av datagrunnlag som bedriften selv tilpasser til sitt økonomisystem.

Dette er en detaljert oversikt over alle kostnader og fordelingen av kostnader på den enkelte ansatte og avdelinger i bedriften.

Oversikt over hvilke policyer de ansatte har og beløpet de blir trukket for i lønn. Den ansatte har selv mulighet til å gi beskjed til leder dersom noe som er kategorisert som privat bruk, faktisk er jobbrelatert. Leder godkjenner eller avviser. Ved godkjennelse blir beløpet tilbakebetalt på lønn til ansatt.

Når ansatte dekker deler av bedriftens mobilfaktura i form av policy for privat bruk, så vil dette føre til endringer i momsregnskapet. Momsrapporten vil gi bedriften oversikt slik at det kan innberettes korrekt momsgrunnlag.

Ansatte vil kunne følge med på sitt forbruk 6 måneder tilbake i tid, samt se detaljert oversikt over sitt lønnstrekk.

Administrator kan endre persondata på eksisterende og nye brukere. For eksempel epostadresse, navn eller avdelingstilhørighet til den ansatte. Administrator kan også tildele eller endre policy som den ansatte skal tilhøre. Oppsett og endringer er det viktig at bedriften oppdaterer slik at god datakvalitet opprettholdes.