Att upphandla mobila enheter till företag blir allt svårare när utvecklingen går i rekordfart. Trots utvecklingen, som också innebär nya villkor för både arbetsgivare och anställda, står utvecklingen av rutinerna för den här typen av upphandling i stort sett stilla - både inom offentlig och privat sektor. Men vad beror det på egentligen? I den här artikeln tar vi oss an frågan med utgångspunkt i hur olika arbetsroller använder mobila enheter i sitt arbete och hur framtidens upphandlingar kan justeras för att tillfredsställa olika verksamhetsbehov.
Upphandlingsrutiner ligger steget efter digitaliseringen
Digitaliseringen har fått sig en rejäl skjuts det senaste året, framförallt beroende på omställningen till distansarbete. Utvecklingen har gått i ett tempo som gjort att arbetsgivare knappt har kunnat hålla jämna steg med arbetsrutiner, processer och säkerhet. Något som i och med det här också hamnat på efterkälken är rutinerna för upphandling av mobila enheter - det idag absolut viktigaste digitala verktyget.
Det råder generellt sett fortfarande en föråldrad syn på vad en mobil enhet är idag. Mobiltelefoner ses ofta som ett rent inköp, medan till exempel datorer fortfarande har statusen att vara en lönsam investering. Många verksamheter är också fast i traditionella upphandlingsmallar som fokuserar på pris och produkt, snarare än att se till vilket värde mobiltelefoner kan tillföra organisationen. Mobiltelefonens relativt låga status som verktyg gör att du får helt olika svar på hur den ska eller bör användas, beroende på vem i organisationen du frågar. I slutändan påverkar det här rutinerna för hur mobilerna upphandlas.
Verksamhetens syn på mobila enheter
Vid en upphandling av mobila enheter kommer det därför finnas många olika uppfattningar om vad som är viktigt att lägga fokus på. Alla behöver en mobiltelefon, men behovet av den ser olika ut. Det är till exempel sannolikt verksamhetschefen som anser att digitalisering är viktigt, medan ekonomichefen försöker hålla sin budget. Det här sker samtidigt som IT-chefen vill garantera säkerheten för sina anställda som använder mobilen både i arbetet och privat.
Just det här måste upphandlingar i framtiden ta hänsyn till. Det gäller att samla in så många olika inputs från så många olika områden av verksamheten som möjligt - allt för att kunna göra en investering som motsvarar målsättningar, och samtidigt ger valuta för pengarna. Mobiler har traditionellt sett inte haft ett värde för organisationen tidigare, men idag är det helt tvärtom. Mobiler styr idag både vårt privatliv och arbete, vi har våra telefoner med oss överallt. Nu när flexibilitet och distansarbete också är en del av det “nya normala” är mobilen en verksamhetskritisk aspekt som är ytterst viktigt för tillgänglighet och kommunikation.
Fem olika arbetsroller - fem olika behov
1. Verksamhetschefen
“För verksamhetschefen är digitalisering det viktigaste”
På grund av pandemin har kravbilder och målsättningar i verksamheter förändrats. Det är just nu hos många högt prioriterat att investera i teknik som kan användas för att hänga med i utvecklingen, samtidigt som produktiviteten i det dagliga arbetet inte påverkas. På grund av att merparten av anställda just nu jobbar hemifrån har således också kraven ökat på att digitala verktyg måste fungera utan problem, säkerheten måste vara uppdaterad och fungerande, samt att känslig information om företaget, medarbetare eller kunder inte får hamna i fel händer.
2. Ekonomichefen
“För ekonomichefen gäller det att säkerställa att budgeten håller”
Traditionellt sett har upphandlingar av mobila enheter haft fokus på att tillfredsställa budgeten. Här köps ofta mobila enheter in för en större klumpsumma som sedan är svår att få tillbaka, då det nästan aldrig finns någon plan för att maximera värdet av hela den mobila livscykeln. Mobiltelefoner är idag däremot dyra verktyg, vilket gör att större inköp kan bli mycket kostsamt.
3. IT-chefen
“Som IT-chef måste jag kunna garantera säkerheten i verksamheten”
En mobiltelefon är idag mer verksamhetskritisk för en slutanvändare än vad en dator är. Här är säkerhet en ytterst viktig aspekt, då anställda ofta kombinerar jobb och privatliv i sina mobiler. Det här gör att företagsdata, personliga uppgifter och i vissa fall kunduppgifter riskerar att hamna i fel händer om mobilen inte hanteras på rätt sätt. Här gäller det att arbetsgivaren kan garantera en säker användning av mobilen, med välfungerande säkerhetssystem och i vissa fall även utbildning för hur enheterna ska användas och hanteras.
4. Personalchefen
“Det är viktigt för HR att vara en attraktiv arbetsplats med nöjda medarbetare”
För personalchefen är det viktigt att anställda känner att de befinner sig på en attraktiv arbetsplats tillsammans med nöjda, engagerade och produktiva medarbetare. Här gäller det att vara behjälplig med vilka enheter som fungerar i verksamheten, men att man som anställd även själv ska kunna välja verktyg för att ens arbete ska fungera bättre. Det är även viktigt att nyanställda känner sig viktiga och välbehövda. Att bli välkomnad med en fräsch, ny mobil enhet anpassad efter individens behov ökar chanserna för att hon eller han kommer snabbare in i arbetet och får en bättre onboardingprocess.
5. Användare
“För mig som användare är viktigt med välfungerande och säkra mobila enheter”
I upphandlingar tas användarperspektivet upp alldeles för sällan, vilket i många fall beror på att användarna är separerade från beslutsfattarna. För att framtidens upphandlingar ska bli så pass lönsamma som möjligt måste det här förändras. Här kan arbetsgivare göra enkla åtgärder som enkätutskick och användarundersökningar för att säkerställa att mobiltelefonerna är anpassade efter arbetet. Här är det dock viktigt att ha med sig att mobilen är ett väldigt personligt verktyg som ofta är utformat på ett sätt som passar användaren själv. Därför är det viktigt att den arbetsmässiga biten ser likadan ut på alla enheter, samt att arbetsgivaren ser till att arbets- och privat användning skiljs åt.
Moderna, hållbara och kostnadseffektiva upphandlingar
Idag tar inte heller LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) hänsyn till upphandlingens helhet och de många kringliggande aspekterna. Det handlar fortfarande nästan bara om hur processen ska gå till och inte hur investeringen ska gynna verksamheten på lång sikt. Därför måste verksamheter i framtiden konkretisera vad som är viktigt med just den här investeringen, och inkludera aspekter som resurseffektivitet, attraktivare arbetsplats och smartare lösningar i mallen för alla som vill konkurrera i upphandlingen.
Av allt att döma vill vi återigen poängtera hur viktigt det är att upphandlingar av mobila enheter stämmer överens med samtiden - allt för att tillgodose alla olika rollers behov och för att investeringen ska blir så lyckad som möjligt! För hur blir det egentligen om verksamheten endast fokuserar på priset - blir det verkligen bra och lönsamt på längre sikt? Vad visar statistiken från tidigare upphandlingar och investeringar av mobila enheter?
Upphandling av mobila enheter är inte enkelt - i många fall behövs vägledning för att investeringen ska bli så bra och lönsam som möjligt. Lär dig mer om vikten av att förnya ditt sätt att upphandla mobila enheter genom att titta på vår webinar "Framtidens upphandling av mobila enheter fokuserar på värde och resultat". Vill du veta mer om framtidens upphandling? Då kontaktar du oss här.