juli 2, 2022

Hvordan økonomisjefen kan unngå at små mobilkostnader skaper mye arbeid

Mobiltelefoner er sjelden bedriftens største kostnad. Hvorfor skal det da legge beslag på så mye av økonomiavdelingens kapasitet? Gartner peker på hvordan riktige, digitale systemer kan gjøre at mer skjer av seg selv – og samtidig gir bedriften mer kontroll.

Hvordan økonomisjefen kan unngå at små mobilkostnader skaper mye arbeid

Smarttelefoner er sjelden en stor utgift for bedrifter flest.


Men uten et helhetlig blikk for de små og store kostnadene som kan dukke opp gjennom telefonenes liv, kan det likevel ende opp med å bli dyrt å ha dem i drift. Det er imidlertid krevende å skaffe seg et slik helhetlig blikk uten å implementere en moderne, digital løsning.


Her er det viktig at CFO tar grep. Den tid er nemlig forbi da lederen for økonomifunksjonen kunne tenke «det tar IT seg av» hver gang en setning inneholdt ord som «digital» eller «internett». I undersøkelsen «Top Priorities for Finance Leaders in 2022 » fra analysebyrået Gartner, uttalte 64 % av de spurte CFOene at de hadde engasjert seg mye i å gjøre bedriften mer digital.


En av hovedoppgavene de så, var å gjøre økonomiavdelingen bedre i stand til å støtte (og forbedre avkastningen fra) digitale initiativer ellers i organisasjonen – særlig initiativer som er rettet mot å forbedre prosesser. Techsteps løsning SmartDevice er en plattform som innfrir flere «Critical Strategy Shifts for Digital Success » som Gartners rapport trekker frem:

  • Den er et digitalt verktøy som kan fungere på tvers av organisasjonen (fremfor som en silo-basert løsning),
  • Den skaper en enhetlig policy for databehandling og personvern,
  • Den fungerer like godt for tusen smarttelefoner som for titusener, og er dermed godt posisjonert for å hjelpe bedriften til å skalere hurtig om nødvendig
  • Det er en skybasert løsning som standardiserer og forbedrer eksisterende prosesser.


La oss derfor se på et knippe problemstillinger som organisasjoner som benytter Techstep SmartDevice vil ha en effektiv løsning på:

 

Alle bekker små…

Får alle ansatte toppmodellen, selv om de hadde klart seg lenge med en enklere modell?

Ingen skal være i tvil om at en smarttelefon kan være et riktig produktivitetsfremmende verktøy i hendene på de ansatte. Men svært få har egentlig et reellt behov for toppmodellen i sin jobb. Et godt alternativ er å sette en litt enklere modell som standard for bedriften, og så kan ansatte som ønsker en mer fancy modell selv betale mellomlegget.


Har bedriften gode løsninger for hurtig å reparere eller bytte ut smarttelefoner som går i stykker?

Selv om Økonomisjefen ikke merker det hvis en ansatt går noen dager uten en smarttelefon som fungerer, kan det skape kostnader andre steder i organisasjonen. Og hvis den ansatte løser det ved å kjøpe en telefon hos nærmeste elektroforhandler, kan det skape kluss for økonomiavdelingen: Er kostnaden lagt ut privat? Hvis betalingen skjer pr. faktura, er det da enkelt å koble den til person, avdeling og/eller prosjekt? Og kan telefonen da meldes inn i bedriftens sikkerhets- og administrasjonsløsning?


Må noen i økonomiavdelingen gå manuelt gjennom de ansattes telefonregninger for å sikre at bedriften ikke betaler kostnader utover det de ansatte skal få dekket?

Alle organisasjoner har løpende kostnader med mobilbruk, og det er naturligvis greit så lenge de ikke får løpe løpsk. Hvis en ansatt bruker sin jobbmobil til for eksempel å stemme på en talentkonkurranse på TV, betale for parkering utenom arbeidstid, eller ringer en teletorgtjeneste, er dette ekstra kostnader som arbeidsgiver ikke skal betale for. Uten et effektivt system kan det fort koste mer å skille slike kostnader ut fra regningen enn bedriften sparer på ikke å dekke dem – men det er en løsning som ikke oppfyller bedriftens forpliktelser til skattemessig riktig håndtering av slike utgifter.

 

Helhetlig for organisasjonen


Ikke alle slike kostnader er like lett å se eller beregne. For eksempel sikrer Techstep SmartDevice at ansatte får en ny telefon rett i posten dersom den gamle går i stykker eller må repareres. Hvordan kalkulerer man alternativet til dette? Hva det koster i kroner og øre at en ansatt ikke har telefonen sin tilgjengelig – eller om hun selv må gå i butikken for å kjøpe en erstatning – og hvem betaler i så fall det?


Målet som Gartner peker på, som stadig flere moderne organisasjoner strekker seg etter, er å etablere automatiske prosesser som erstatter ineffektive, manuelle operasjoner og arbeidsoppgaver. Det betyr at alt som krever små eller store manuelle grep i den automatikken, heretter skaper kostnader ett eller flere steder i organisasjonen. Dette er det Gartner peker på når de snakker om å gjøre økonomiavdelingen bedre i stand til å understøtte organisasjonens digitale initiativer.


Og selv om Techstep SmartDevice bare vil være ett steg på veien til å gi organisasjonen og økonomiavdelingen den digitale kompetansen, er det et både enkelt, lønnsomt og effektiviserende steg å ta!

 

SmartDevice - smarte mobile løsninger

Erik Haugen Author

Erik Haugen

Chief Transformation Officer i Techstep

All articles by Erik