I mer enn ti år har digitalisering vært moteord nummer én, og den viktigste handlingsplanen for å øke effektivitet og produktivitet på arbeidsplassen. Ny teknologi, skybaserte tjenester og pålitelig internett har gjort nesten alt mulig, og ideene og initiativene flommer som konsekvens.
Men, for at en digital arbeidsflyt skal fungere problemfritt, er det behov for en solid og robust infrastruktur som fundament. Denne artikkelen ser nærmere på digitalisering for mobile ansatte i organisasjonen, og hvordan du kan bygge opp infrastrukturen din for implementering og kjøring av digitale initiativer uten friksjon.
Avkastning versus forretningsprioriteringer
Man kan trygt si at utfordringene med digitalisering har skiftet fra et "kan vi gjøre det?" fra et teknisk perspektiv, til et "hvordan gjør vi det?" fra et organisasjons- og ressursperspektiv. Teknologi er ikke lenger problemet – det er hvordan man utnytter teknologien på en skalerbar måte.
Med idébanken full av gode, nye løsninger, prioriterer og evaluerer vi naturligvis hva som gir oss størst avkastning. Alt dette er bra, og om man har begrensede ressurser er det helt riktig å fokusere på avkastningen på investeringen. Likevel, denne tilnærmingen hindrer oss i å prioritere mindre effektivitets- og produktivitetsinitiativer, til tross for at disse gir stor nytte for hele organisasjonen på lang sikt.
Dette skjer ikke fordi ideene er dårlige eller at de mangler avkastningspotensial. Initiativene er gode, og utviklingskostnadene for en applikasjon er sjelden uutholdelige, men det mangler grunnlag i form av solide enheter samt administrasjon og sikkerhet for enhetene ute i feltet.
Og uten en skalerbar mobil infrastruktur, kan dette fort bli vanskelig.
Få grunnlaget på plass
Mobilitet for mobile ansatte er noe helt eget sammenlignet med administrering av enheter for kontorarbeidere. Miljøet, arbeidet som utføres og de mobile ansattes forhold til enhetene krever en helt annen tilnærming. Alt du har lært om å administrere personlige mobile enheter er ikke lenger relevant.
Riktig verktøy for jobben
Om vi starter med arbeidets natur kan vi konkludere med at smarttelefonen eller nettbrettet – som et allsidig verktøy for kontorarbeidere – har en økt tendens til å bli et slags formålsverktøy for spesifikke arbeidsoppgaver.
Disse arbeidsoppgavene har også en tendens til å være svært repeterende. Den samme prosedyren kan utføres hundre ganger hver dag, om ikke hundre ganger hver time. På toppen av det kan vi legge til miljøutfordringene basert på hvor arbeidet utføres: ute i felt utsatt for vær og vind, bak på en lastebil med dårlig belysning, eller som servitør på en travel restaurant.
Summen av dette gjør valg av mobil enhet til en kritisk faktor. Og her er det mange valgmuligheter, fra ultra-robuste enheter til forbrukerenheter utstyrt med tilbehør som deksel og lignende.
Vi anbefaler at du vurderer følgende når du bestemmer deg for hvilken enhet du skal bruke:
- Arbeidets art og dets hyppighet/repetisjon.
- Hvor arbeidet skjer: ute, inne, i kulde, regn osv.
- Viktigheten av arbeidet og om det kan gjøres uten enheten.
Vil du lese mer om hvordan og hvorfor tilpassede enheter gir flere fordeler for både arbeidsgiver og arbeidstaker?
Kontroller enhetens livssyklus
Enheter som brukes ute i feltet deles ofte mellom flere arbeidere. Som standard får enhetene derfor ikke samme grad av omsorg som de ansattes personlige enheter. Fra et enhetsperspektiv vil den bli mye brukt og sendt rundt, og ofte leve et hardt liv.
På grunn av dette kreves det en annen tilnærming til administrasjon av enhetens livssyklus, der du må vurdere alt fra innkjøp til reparasjoner, samt administrasjon når levetiden nærmer seg slutten, uten en spesifisert eier av enheten. Hvem gjør hva, og hva er ansvaret?
Når man digitaliserer arbeidet for mobile ansatte erstatter man analoge måter å jobbe på, noe som øker presset på digitale verktøy. Når det gjelder mobile enheter, har ødelagte enheter en tendens til å bli værende lokalt på grunn av mangel på eierskap. Enheten går i stykker, og arbeideren legger den tilbake i stativet for så å ta tak i en ny. Tiden går, og enda en enhet går i stykker. Til slutt er det ikke nok enheter til at mannskapet kan fungere. Og IT? De er ofte ikke klar over alle de ødelagte enhetene som blir liggende.
For et smidig oppsett av enhetens livssyklus oppfordrer vi deg til å vurdere:
- Tydelig eierskap til mobile enheter i henhold til organisasjonstrukturen.
- Enkle måter for enhetseiere å administrere bestillinger av nye enheter og reparere ødelagte.
- Enhetshåndtering for IT for å holde oversikt og kontrollere enhetens status ute i felt.
Enhetsadministrasjon tilpasset mobile ansatte
Når du administrerer enheter som brukes av kontorarbeidere, er du ofte avhengig av at brukerne installerer oppdateringer når det passer dem. Hvis de ikke gjør det, kan du tvinge oppdateringen ved å for eksempel blokkere tilgang til jobbrelaterte apper.
For delte enheter der det ikke er noen personlige brukere, og enheten brukes under et jobbskift, må du kjøre oppdateringen uten å forstyrre arbeidet. Noen ganger har du også grunner til å vente med oppdateringen. Kanskje det er en kritisk app på enheten som feiler etter oppdateringen og forårsaker produksjonsfeil?
Les mer: Digitalisert administrasjon gir PostNord full kontroll over mobile enheter
Som nevnt tuidligere deles mobilenheter ute i feltet ofte mellom flere ansatte. Ved starten av et skift eller en rute tar arbeideren en enhet fra ladestativet og starter arbeidet. Når du arbeider med skiftbaserte enheter er den beste fremgangsmåten å låse enheten i «kioskmodus». I praksis betyr dette at du dikterer sikkerhetsinnstillinger og enhetskonfigurasjoner og bruker en kioskskjerm som bare gir tilgang til arbeidsrelaterte verktøy og enhetsinnstillinger.
Vi anbefaler følgende for «best practice» administrasjon av enheter for mobile ansatte:
- Bli kjent med virksomheten din og forstå hvordan arbeidet utføres i felten for å få det optimale oppsettet for enhetsadministrasjon.
- Innse at enheter som brukes av mobile ansatte trenger en annen håndtering sammenlignet med kontorarbeidere, og at det er greit å ha forskjellige systemer for enhetsadministrasjon.
- Når du håndterer skiftbaserte enheter, gi kun tilgang til det brukerne trenger og eliminer alt annet. Behandle enheten som et formålsverktøy.
Med brukervennlighet kommer produktivitet
La oss ta for oss produktivitet før vi avrunder denne artikkelen. Alle våre anbefalinger går nemlig tilbake til nettopp det, og økt kvalitet og produktivitet er grunnen til at vi alle legger ut på ulike digitaliseringsreiser.
For mobilt arbeid har vi et makroperspektiv som tilsier at enhetene og applikasjonene må fungere optimalt, ellers vil vi oppleve brudd i produksjonen. I tillegg har vi også utfordringer sett ut ifra et mikroperspektiv som isolert sett er små, men ganget med antall arbeidere og antall ganger en oppgave utføres, likevel kan være betydelige produktivitetstyver.
Si at du skanner en strekkode og den havner i feil felt. Kanskje må du bruke noen sekunder på å justere noe, eller flere minutter ved starten av skiftet for å koble deg til den riktige Bluetooth-skriveren. Å ta tak i disse mikroproblemene kan føre til betydelige produktivitetsgevinster samt gi positive bidrag til ansattes jobbtilfredshet.
For å høste produktivitetsgevinster av din digitale og mobile investering for mobile ansatte råder vi deg til å:
- Se investeringen din som et økosystem der alt må fungere sammen, fra apper og enhetsadministrasjon, til logistikktjenester for maskinvaren.
- Ikke overse de små gevinstene. Hvis du ganger sekundene en oppgave tar med antall arbeidere og hvor mange ganger de utfører oppgaven, kan du ende opp med betydelige gevinster.
- Mobile ansatte ønsker ny teknologi velkommen og ønsker at arbeidet deres skal gå smidigere, så hold deg nær dem og arbeidet deres.
Oppskriften på raskere digitalisering for mobile ansatte
Investeringer i mobilitet og digitale verktøy har tatt fart de siste årene. Mobile ansatte er positive, og ledere kan beregne betydelig avkastning på investeringen og være sikre på at forbrukere kan gi dem sanntidsdata om fremgang og status for ulike arrangementer.
Den perfekte kombinasjonen av fornøyde aktører og tilgjengelig teknologi gir oss mange nye ideer for forbedringsområder. Selvfølgelig er det mye arbeid som må legges ned til å utvikle applikasjoner og digitalisere arbeidsmengder, men uten et skikkelig mobiloppsett og infrastruktur risikerer du å implementere apper som ikke har det nivået av forretnings- og brukertilpasning som forventet.
Implementeringstempoet er også i fare. Hvis hvert digitaliseringsprosjekt som involverer mobile endepunkter må finne ut hvordan du får appen installert på en enhet og hvordan du tar vare på appen over tid, vil digitaliseringshastigheten bli betydelig redusert.
For å øke farten og skalere din evne til å ta del i ansattes mobilitets- og digitaliseringsinitiativer, anbefaler vi å bygge et solid grunnlag for å administrere mobilitet. Vurder hele økosystemet fra maskinvare til livssyklustjenester og enhetsadministrasjon. Om du får disse komponentene på plass, vil det ha en enorm innvirkning på din evne til å implementere, lansere og vedlikeholde digitale verktøy som brukes av mobile ansatte.
