Digitaliseringen av den offentliga sektorn står vid ett vägskäl, där införandet av mobila arbetssätt förmodligen är det absolut snabbaste sättet att effektivisera och förbättra den offentliga servicen. Frågan är hur det ska gå till?
Lägesbeskrivning
Sedan ett antal år tillbaka har administrativ personal haft tillgång till jobbmobiler, så att de kan ta emot samtal, svara på e-post etc. även när de inte befinner sig på kontoret. Samtidigt har upphandlingar av mobil teknik i första hand handlat om inköp av mobiltelefoner, eftersom jobbmobilen bara varit ett komplement till övriga IT-system i verksamheten. Ett resultat av detta är att många verksamheter i dag har mängder av mobiltelefoner av olika märken och med olika operativsystem. Detta har orsakat en del problem för IT-avdelningarna, men dessa problem har varit förhållandevis små – tills nu.
Läs mer: Utmaningar och rekommendationer vid införande av mobila lösningar
Att mobila arbetssätt kan ge stora effektivitetsvinster är väl känt och därför har många nya digitaliseringsprojekt med mobil teknik i centrum påbörjats. Många av dessa projekt handlar om att den offentliga servicen på fältet ska mobilanpassas och offentliganställda ”i frontlinjen” utrustas med mobila enheter.
Enligt Gartner kommer 70 procent av investeringarna i mobil teknik 2025 att riktas mot fältarbetare, jämfört med 40 procent 2020. Till skillnad från personal som främst utför administrativa uppgifter kommer den här gruppen att använda mobiltelefonen som sitt primära arbetsverktyg. När arbetsprocesserna på fältet blir digitala kommer det att bli svårt att jobba utan en mobiltelefon och de appar som används i verksamheten. Detta teknikskifte kräver en omvärdering av hur mobil teknik hanteras och upphandlas inom offentlig sektor.
Att upphandla mobil teknik
När tusentals offentliganställda på fältet ska förses med mobiltelefoner och surfplattor krävs en ny strategi. För att underlätta för de som ansvarar för upphandling av mobila enheter följer här några praktiska tips:
Analysera nuläget
Ett vanligt problem i många verksamheter är att man saknar dokumentation om organisationens mobila enheter. I många fall har IT-avdelningen mycket begränsade uppgifter om vilka enheter som finns och hur de används, vilket gör det svårt att fatta välgrundade beslut om framtida inköp.
Rekommendationer:
- Gör en inventering: Börja med att göra en förteckning över antalet mobila enheter, typ, ålder, operativsystem (inkl. version) och hur många av enheterna som hanteras aktivt, så att ni får en bra bild av läget.
- Kartlägg aktuella digitaliseringsprojekt: Kartlägg vilka pågående och kommande projekt som bygger på att mobila enheter används och se till att mobilanvändningen går i linje med målen för kärnverksamheten.
- Kategorisera användargrupperna: Dela in användarna i grupper efter hur det är tänkt att de ska använda sina mobila enheter. Det gör det lättare att anpassa de tekniska lösningarna till de olika gruppernas behov och optimera utrullningen.
Gör en strategi
Se till att strategin går i linje med verksamhetens målsättningar. Här ingår att kartlägga hur de mobila enheterna ska användas, sätta tydliga mål och fastställa mätvärden för att mäta framstegen.
Rekommendationer:
- Kartlägg verksamhetens behov av mobila lösningar: Till exempel genom intervjuer och workshoppar.
- Ta fram scenarier: Utgå från behovsanalysen och ta fram scenarier för hur framtidens mobila arbetssätt skulle kunna se ut.
- Analysera de tekniska behoven: Kartlägg vilka tekniska lösningar som behövs för de olika scenarierna (inkludera tekniska lösningar för hantering och support).
- Gör en gapanalys: Kartlägg nuläge kontra önskat läge. Detta kommer att visa vilka områden som behöver förbättras.
Upphandling
Vid upphandling av mobil teknik och mobila lösningar bör kravspecifikationen även omfatta tjänster såsom enhetsregistrering, livscykelhantering, enhetshantering och dataskydd.
Rekommendationer:
- Upphandla mobila lösningar: Se till att upphandlingsdokumenten inte bara innehåller detaljkrav om mobila enheter, utan även funktionskrav. Med andra ord: upphandla en heltäckande lösning.
- Upphandla hanteringstjänster (Managed Services): Säkerställ att de mobila enheterna hanteras enligt bästa praxis genom att inkludera Managed Services i kravspecifikationen.
- Upphandla helhetslösningar: Överväg en modell där leverantören ansvarar för all hantering av de mobila enheterna. På så sätt avlastar ni den egna IT-avdelningen.
Implementerning
Att införa mobila lösningar kan innebära stora förändringar och helt nya arbetssätt, särskilt för medarbetare i ”frontlinjen”. Om implementeringen inte går smidigt kan missnöje och frustration lätt uppstå bland användarna.
Rekommendationer:
- Utgå från användarnas perspektiv: Se till att alla aspekter, från inköp av enheter till registrering och löpande support för både enheter och appar, är noggrant genomtänkta ur ett slutanvändarperspektiv.
- Pilotprojekt: Genomför ett pilotprojekt och inhämta återkoppling från slutanvändarna. Korrigera och förbättra sådant som kan påverka användarupplevelsen.
- Planera för utrullning: Planera utrullningen minutiöst och följ processen på plats för att säkerställa att avdelningarna och deras användare får det stöd som behövs tidigt i processen. Arbeta proaktivt för en smidig övergång.
Utveckling
Vilka utvecklingsåtgärder som krävs för att påskynda digitaliseringen skiljer sig åt mellan olika organisationer, men det går alltid att förbättra de system man redan har. Insatserna bör riktas mot användningen av mobila lösningar och nya effektivare arbetssätt. Ta gärna hjälp av externa specialister för att påskynda utvecklingen.
Rekommendationer:
- Följ den tekniska utvecklingen noga: Utvecklingen inom mobil teknik går snabbt och det kommer hela tiden nya och bättre lösningar. Se till att utnyttja dem.
- Ta hjälp av branschen: Samarbeta med branschexperter för att lära dig mer om bästa praxis och andras erfarenheter – det vill säga vad som har fungerat bra och eventuella fallgropar man bör undvika.
- Involvera personer med rätt kompetens: Inkludera tekniskt kunniga personer i förändringsarbetet. Deras input kan vara ovärderlig när det gäller att anpassa tekniken till verksamhetens och användarnas behov.
Sammanfattning
Att bygga ut mobilanvändningen är vägen mot en mer effektiv offentlig service som tillgodoser människors förväntningar. Detta kan uppnås genom att man sätter mobila arbetssätt på IT-agendan och anpassar lösningarna till medarbetarnas behov och preferenser, istället för att bara fokusera på hårdvara.
