Att påskynda digitaliseringen och på så sätt kunna erbjuda bättre offentlig service är en viktig uppgift för den offentliga sektorn. För att öka effektiviteten och tillgängligheten är det framför allt viktigt att införa digitala verktyg som har stöd för mobila enheter, såsom mobiltelefoner och surfplattor. Vägen mot en fullt digitaliserad offentlig sektor är dock fylld av utmaningar.
Många olika verksamheter och yrkesgrupper
Offentliganställda är långt ifrån en homogen grupp – i stat, regioner och kommuner jobbar miljontals människor inom en mängd olika verksamheter och i mängder av olika yrken. Det är inte heller ovanligt att de som arbetar ute på fältet rent av saknar digitala verktyg som skulle kunna effektivisera deras arbete. Medarbetare inom äldrevården är ett exempel på detta, där de ofta har en gemensam PC där alla ska sköta sina administrativa uppgifter.
Utmaningar
Mångfald av verksamheter inom offentlig sektor innebär många utmaningar när arbetsflöden ska digitaliseras och mobil teknik införas. Här är några exempel:
-
Gamla system
Ett av de största hindren för införande av mobila arbetssätt i offentliga verksamheter är att de IT-system som används ofta bygger på gammal teknik. I många fall handlar det om back-end-system som inte är molnbaserade och därför saknar stöd för mobila appar. Alternativet blir då att utveckla eller byta ut systemet, något som kan medföra höga kostnader.
-
Höga krav på datasäkerhet
Inom all samhällsviktig verksamhet krävs mycket säkra IT-system. När systemen byggs ut med mobila lösningar uppstår nya utmaningar när det gäller att skydda systemen från cyberattacker. Det är därför viktigt att hitta en bra balans mellan dataskydd och tillgänglighet för användarna.
-
Kompabilitetsproblem
I den offentliga sektorn används mängder av olika plattformar och system. För att undvika kompatibilitetsproblem och öka tillgängligheten för användarna behövs lösningar som säkerställer sömlös funktionalitet mellan olika enheter, operativsystem och nätverk.
-
Begränsade budgetar
I offentliga verksamheter, som ofta brottas med begränsade budgetar, kan okända kostnader i samband med implementering och underhåll av mobil teknik utgöra ett betydande hinder för en snabb digitalisering.
-
Motstånd mot förändring
Ny teknik och nya arbetssätt möts inte alltid med entusiasm av medarbetarna. Förutom att människor i allmänhet har ett inre motstånd mot förändringar finns det stora skillnader bland offentliganställda när det gäller tekniska kunskaper och datorvana. Medan de flesta yngre medarbetare är uppväxta med en mobil i handen kan äldre ha svårt att ta till sig ny teknik, vilket resulterar i en långsammare adoptionstakt.
Rekommendationer
Underskatta inte komplexiteten i att införa mobila arbetssätt i offentliga verksamheter. Ett vanligt misstag är att mobiltelefoner och surfplattor behandlas som förbrukningsmaterial och att man enbart fokuserar på inköpskostnaden. Här följer en metod i tre steg för hur man framgångsrikt inför och skalar upp mobila arbetssätt inom offentlig sektor.
Steg 1 – Gör en plan
- Utarbeta en strategi för mobiltelefoni
Storskaliga digitaliseringsprojekt som innefattar mobiltelefoner/surfplattor kräver en genomtänkt strategi och att IT-avdelningen har tillräcklig kapacitet för att genomföra projektet. För att möta förväntningarna och undvika flaskhalsar är det också viktigt att planera för att antalet användare kan komma att öka.
- Skapa en mobilpolicy
En tydlig mobilpolicy behövs för att medarbetarna ska förstå vad som gäller kring användning av mobiltelefoni. Policyn bör omfatta alla aspekter av den mobila enhetens livscykel, såsom riktlinjer för inköp, reparation och återvinning, samt hanteringen av operativsystem, säkerhet och appar.
Läs mer: Ladda ner vår mall för mobilpolicy
Steg 2 – Se till att grundförutsättningarna är på plats
- Avsätt tillräckliga medel för mobiltelefoni
Vi rekommenderar att planerade inköp av mobila enheter och tjänster specificeras separat, så att kostnaderna inte ”döljs” i IT-budgeten. Med tanke på att kostnaderna för mobiltelefoner och tillhörande system för enhetshantering, support etc. ökar i takt med antalet användare är det ofta lämpligt att göra en särskild budget för mobiltelefoni. - Fokusera inte bara på hårdvara
Vid upphandling av mobil teknik är det viktigt att inte bara fokusera på hårdvara och pris. Att köpa in utrustning utan tillhörande tjänster såsom enhetshantering, dataskydd, logistiktjänster och återvinning, leder till fragmenterade lösningar, vilket i sin tur resulterar i bristande kontroll, högre kostnader och en sämre användarupplevelse.
- Investera i en mobil helhetslösning
Investera i en mobil helhetslösning som kan byggas ut i takt med att antalet användare ökar. Lösningen bör omfatta allt från enkla system för inköp/byte av mobiltelefoner och surfplattor till enhetshantering, dataskydd och återvinning. Att köpa dessa tjänster separat är inte att rekommendera eftersom man då går miste om den ökade effektivitet och produktivitet som dagens mobila tekniklösningar erbjuder.
Steg 3 – Skapa engagement
- Förankra
När man inför nya mobila arbetssätt är det viktigt att involvera den personal som faktiskt ska utföra arbetsuppgifterna. Att ställa frågor och ta reda på hur deras faktiska arbetsbelastning ser ut bidrar till en högre och snabbare användaranpassning, högre effektivitet och mer nöjda medarbetare. Detta gäller inte minst medarbetare som har repetitiva arbetsuppgifter, där ett extra klick eller en långsam uppkoppling kan ha stor påverkan på produktiviteten och användarupplevelsen.
- Erbjud utbildning och support
Vid införande av nya digitala verktyg är det viktigt att ta hänsyn till medarbetarnas förutsättningar och förkunskaper. Se därför till att erbjuda tillräcklig utbildning och att de har tillgång till support vid behov. - Change Management
Genom att ha tydliga rutiner på plats för hur förändringar i det mobila IT-systemet ska hanteras blir det lättare att utveckla systemet och implementera nya funktioner på ett kontrollerat och effektivt sätt. Det kan låta enkelt i teorin, men kan vara utmanande i praktiken. Till exempel är det viktigt att uppdateringar och buggfixar snabbt kan skickas ut till rätt användare vid rätt tidpunkt.
Sammanfattning
Att införa digitala verktyg som har stöd för mobila enheter som telefoner och surfplattor är ingen liten uppgift och mycket kan gå fel. Därför finns det stora fördelar med att välja en mobil helhetslösning som omfattar alla tjänster som behövs under de mobila enheternas livscykel. Utan en tydlig strategi för hur digitaliseringsprojektet ska genomföras och en policy för hur mobiltelefoner ska administreras och användas finns det en stor risk för att de förväntade effektivitetsvinsterna går förlorade.
