juli 2, 2022

Hur ekonomichefen kan undvika att små mobilkostnader skapar merarbete

Mobiltelefoner är sällan företagets största kostnad. Varför ska då hanteringen av dessa ta upp så mycket av ekonomiavdelningens tid? Gartner pekar på hur korrekt implementerade, digitala system kan resultera i ökad automatisering – och samtidigt ge företaget en bättre överblick.

Hur ekonomichefen kan undvika att små mobilkostnader skapar merarbete

Mobiltelefoner är sällan en stor utgift för företagen.


Men om man inte har överblick över de små och stora kostnader som kan uppkomma under telefonernas livstid kan det ändå bli dyrt att ha dem i drift. Det är emellertid svårt att få en sådan överblick utan att implementera en modern, digital lösning.


Här är det viktigt att CFO:n vidtar åtgärder. Den tiden är nämligen förbi när chefen för ekonomifunktionen kunde tänka "det där tar IT hand om", varje gång en mening innehöll ord som "digitalt" eller "internet". I undersökningen "
Top Priorities for Finance Leaders in 2022", gjord av analysföretaget Gartner, uppgav 64 % av de tillfrågade finanscheferna att de hade varit mycket engagerade i att göra företaget mer digitalt.


En av huvuduppgifterna de identifierade var att ekonomiavdelningen måste bli bättre på att stödja (och förbättra avkastningen från) digitala initiativ på andra håll i organisationen – i synnerhet initiativ som syftar till att förbättra processer. Techsteps lösning SmartDevice är en plattform som uppfyller flera " Critical Strategy Shifts for Digital Success" som Gartners rapport belyser: 
 

 

  • Plattformen är ett digitalt verktyg som kan fungera över hela organisationen (snarare än lösningar som fokuserar på enskilda verksamheter),  
  • Den skapar en enhetlig policy för databehandling och skydd av personuppgifter,  
  • Den fungerar lika bra för tusen mobiler som för tiotusen, och är därmed väl positionerad för att hjälpa ditt företag att snabbt skala upp om det skulle behövas 
  • Den är en molnbaserad lösning som standardiserar och förbättrar befintliga processer. 

 
Låt oss därför titta närmare på ett antal problem som organisationer som använder Techstep SmartDevice kommer få en effektiv lösning på: 


Många bäckar små ...
 


Får alla anställda en premiumtelefon även om de hade klarat sig långt med en enklare modell?
 

Det råder inget tvivel om att en smarttelefon kan vara ett verkligt produktivitetshöjande verktyg i händerna på de anställda, men väldigt få har egentligen behov av en premiummobil i sitt jobb. Ett bra alternativ är att sätta en lite enklare modell som standard för företaget och låta anställda som vill ha en häftigare modell betala mellanskillnaden själva. 

 

Har företaget bra lösningar för att snabbt låta reparera eller byta ut trasiga mobiler? 

Även om ekonomichefen inte märker om en anställd går några dagar utan en fungerande mobil kan det skapa kostnader på andra håll i organisationen. Om den anställde sedan löser det genom att köpa en telefon från närmaste elektronikhandlare kan det skapa problem för ekonomiavdelningen: Är det ett privat utlägg? Vid köp mot faktura, kan man då enkelt koppla fakturan till en person, avdelning och/eller projekt? Och kan telefonen då registreras i företagets säkerhets- och administrationslösning? 

 

Måste någon på ekonomiavdelningen manuellt gå igenom de anställdas telefonräkningar för att säkerställa att företaget inte betalar kostnader utöver de som ska täckas för de anställda? 

Alla organisationer har löpande kostnader kopplade till mobilanvändning. Detta är naturligtvis inga problem, så länge företaget har kontroll över kostnaderna. Om en anställd använder sin jobbmobil för att till exempel rösta i en talangjakt på tv, betala för parkering utanför arbetstid eller ringa till en betaltjänst är det extra kostnader som arbetsgivaren inte ska betala för. Utan ett effektivt system kan det snabbt komma att kosta mer att skilja ut sådana kostnader på fakturorna än vad företaget sparar genom att inte täcka alla utgifter. En sådan lösning utgör dock en skattemässigt felaktig hantering.  

 

Enhetligt för hela organisationen 

Inte många kostnader av det här slaget är lätta att upptäcka eller beräkna. Techstep SmartDevice ser till exempel till att anställda får en ny telefon direkt hem med posten om den gamla går sönder eller behöver repareras. Hur beräknar man alternativkostnaden för detta? Vad kostar det när en anställd inte har sin telefon tillgänglig – eller om han/hon själv måste gå till butiken för att köpa en ny – och vem ska i så fall betala den?


Målet som Gartner pekar ut, och som allt fler moderna organisationer strävar efter, är att etablera automatiska processer som ersätter ineffektiva, manuella operationer och arbetsuppgifter. Det innebär att allt som kräver små eller stora manuella åtgärder i sådana automatiserade processer därefter genererar kostnader på ett eller flera ställen i organisationen. Det är detta Gartner pekar på när de pratar om att ekonomiavdelningen måste bli bättre på att stödja organisationens digitala initiativ.
 


Och även om Techstep SmartDevice bara är ett steg på vägen till att ge organisationen och ekonomiavdelningen den digitala kompetensen, är det ett både enkelt, lönsamt och effektivt steg att ta!
 

Erik Haugen Author

Erik Haugen

Chief Transformation Officer i Techstep

All articles by Erik