august 14, 2022

En iPad på rett sted kan spare bedriften mye tid og ressurser

Gammeldagse og tungvinte prosesser er ikke bare tidkrevende og potensielt unøyaktige, de kan også gjøre dine ansatte demotiverte. Da er det mye bedre å utstyre dem med gode arbeidsverktøy som gjør dem mer effektive og målrettet i møte med kundene.

En iPad på rett sted kan spare bedriften mye tid og ressurser

Tenk deg at du har et team på åtte ansatte. 

Gir du hver av dem et arbeidsverktøy som kan spare en time eller to om dagen, blir det i praksis som å utvide teamet med én til to personer.

Og hvis vi snakker om det riktige arbeidsverktøyet, bringer det ofte med seg arbeidsmåter som åpner for digitalisering og skaper effektivitet også andre steder i organisasjonen – samtidig som det ofte gjør ansatte mer fornøyd med jobben sin.

Det er verdt å merke seg at AppStore inneholder rundt en kvart million (!) forretningsapplikasjoner, så din bedrift kan sannsynligvis komme langt med å ta i bruk én eller flere av disse. Det er med andre ord ikke sikkert dere behøver å utvikle eller spesialtilpasse egne apper eller proprietær programvare – selv om også det er enklere nå som de fleste apper utviklet for iPad og iPhone også kan brukes på Apple-maskiner med de nye M1- og M2-prosessorene.

Hemmeligheten ligger uansett i hvordan verktøy og prosesser tilpasses hverandre. Og faktisk er det såpass mange arbeidsprosesser som kan forbedres med en velplassert iPad, at vi tidligere har påstått at de kan gjøre én ansatt i stand til å levere som to. 

Her er et knippe eksempler på ansatte og situasjoner som kan gjøre dette relevant i din bedrift:

For utearbeidende ansatte som møter kunder

Har bedriften utearbeidende selgere som trenger å logge bestillinger eller slå opp kundedata? Konsulenter som trenger å vise en presentasjon med tall eller detaljer tilpasset den konkrete kunden? Butikkansatte som bør kunne selge det produktet kunden ønsker, selv når det er utsolgt i butikken og bare finnes på hovedlageret? Spesialister som trenger å gjøre enkle beregninger, hvor det kan være en fordel å dokumentere oppdraget med bilder eller video?

En iPad gjør alt dette enkelt, og bidrar samtidig til å gjøre arbeidet for andre i organisasjonen mindre komplisert. Digitale bestillinger kan gå rett inn i virksomhetens øvrige systemer slik at produksjonsavdelingen får oppgaven inn i sine planer, innkjøpsavdelingen kan sikre at de nødvendige råvarer er på plass, logistikkavdelingen kan planlegge utsendelsen riktig, og økonomiavdelingen kan fakturere med korrekte detaljer og avtalte priser.

For personell som utfører varemottak

En lastebil rygger inn til lageret, og sjåføren triller ut pall etter pall med varer. Uansett om dette skal rett ut på butikkgulvet eller videreforedles i produksjonen, er varemottak et kritisk punkt for å unngå dyrt svinn. Det er her ansatte må registrere og dokumentere avvik, samt sjekke om noe er ødelagt under transport. Det betyr mye for resten av organisasjonen at dette skjer effektivt.

Papir og blyant er ennå overraskende mye brukt til slikt, og selv om det kanskje føles trygt for noen, står det mest av alt i veien for effektive prosesser. Når dataene senere skal registreres, kan det oppstå unøyaktigheter, tastefeil, forsinkelser og misforståelser. Noen ganger kan forhold som ikke dokumenteres, utvikle seg til betente krangler. Ikke bare kan dette elimineres med en iPad, det åpner også for automatiseringer som kan øke farten for hele organisasjonen.

MicrosoftTeams-image (8)

For ansatte som må innrapportere data

Til spørreundersøkelser. Under inspeksjoner. Ved lageropptellinger. Ved befaringer. Og, som vi så tidligere, i møte med kundene. Sannsynligvis har din virksomhet mange flere situasjoner hvor ansatte skal melde inn datapunkter, ikke minst ute i felten. Også her er papir og blyant ofte brukt, men noen rutiner innebærer at ansatte rett og slett ringer noen i bedriften for å melde inn.

I tillegg til at en iPad kan øke farten og redusere feil, åpner den samtidig for å melde inn et bredere spekter av data. Vi har nevnt bilder og video, men flere iPad’er har nå en Lidar-funksjonalitet som kan lage tredimensjonale scanninger av gjenstander og omgivelser. I tillegg til at slike scanninger gir et helt annet inntrykk av hvordan ting fremstår «i felt», kan mottakeren også i ettertid bruke dem til å gjøre målinger eller vurderinger som kanskje ble glemt under det opprinnelige besøket.

For alle som behøver tilgang til data

Vi er ikke negative til at folkene dine skal være på talefot med hverandre, men hvis dere har arbeidsprosesser som innebærer at ansatte må «ringe hjem» for å få bestemte typer oppdatert informasjon, har vi nok en motforestilling eller to å by på. Og det imponerer heller ikke dersom «oppdatert» informasjon sendes ut som regneark eller pdf daglig eller ukentlig. Det er kanskje bedre enn hva bedriften hadde før, men her vil konkurrentene lett kunne løpe i sirkler rundt dere.

En iPad kan ikke bare være en trygg måte å gi adgang til interne data, den kan også være en portal hvor bedriftens egen informasjon kan verdiøkes med data fra andre kilder. Kan oppdatert værmelding, betalingshistorikk og lagerbeholdning være en viktig kombinasjon for en øl- eller iskremselger? Kan en håndverker planlegge sin arbeidsdag bedre når ordrekalkylen kombineres med fersk informasjon om lagerbeholdningen til nærmeste underleverandør?

For dem som skal motta betaling

Hva tjener bedriften din på å vente på å motta betaling for varene eller tjenestene dere leverer? Skaper det verdi at noen i organisasjonen skal samle informasjon om hva som er gjort, fakturere kunden og så vente i uker på å (kanskje) motta oppgjøret? Eller vil det rett og slett fjerne risiko, bedre likviditeten og redusere kapitalslitasjen dersom dere tar betalt umiddelbart?

Når dine ansatte har brukt sin iPad for å legge inn all relevant informasjon rett i bedriftens systemer, er det ingenting i veien for at de også kan nødvendig kalkulere sluttpris og motta oppgjør fra kunden umiddelbart, på mange forskjellige måter: ApplePay, Vipps eller via en mobil betalingsterminal, for å nevne noen.

En partner som kan hjelpe

Det er viktig å huske på at ingen ønsker tungvinte arbeidsprosesser – det skaper bare frustrasjon og unødvendig sinne. Folk vil mye heller ha moderne verktøy og velfungerende rutiner uten dobbeltarbeid, feilretting eller misforståelser som må oppklares. Da kan det være godt å vite at veien til digitalisering aldri har vært enklere eller mer bærekraftig.

Techstep har lang erfaring i å hjelpe bedrifter med å utvikle systemer og prosesser som bruker mobilteknologi til å spare tid og penger. Vi vet at en iPad kan gjøre praktisk talt alt du kan gjøre med en laptop, og i omgivelser med støv, fukt, trang tilkomst – eller alt dette samtidig – er det en stor fordel å slippe at et tastatur kommer i veien. De tåler juling (i hvert fall om de settes i en case), og nå er det enklere enn noen sinne for IT-avdelingen å håndtere dem.

Med tjenester fra Techstep kan bedriften slippe det aller meste av arbeidet med å administrere enhetene. Sammen med bedriften utvikler vi policy for bruk av utstyret, definerer hvilke apper som skal settes opp, og lager prosesser som sikrer at utrulling og drift går på skinner. Hvis du vil vite mer om hvordan Techsteps kunder bruker iPad’er og annet Apple-utstyr til å gjøre sine ansatte mer fornøyde og effektive, er du hjertelig velkommen til å kontakte oss!

 

Jorunn Vullum, Apple Business Manager Author

Jorunn Vullum, Apple Business Manager

All articles by Jorunn