Att bygga ut mobilanvändningen i offentlig sektor innebär många utmaningar, inte minst vad gäller datasäkerheten. Det innebär att upphandlingar av mobil teknik bör omfatta samtliga tjänster som behövs för en säker och effektiv hantering av verksamhetens alla mobiltelefoner och surfplattor. Här följer en guide om hur man genomför en lyckad upphandling.
1. Kartlägg behoven av tillhörande tjänster
Vid upphandling av mobiltelefoner och surfplattor bör kravspecifikationen omfatta alla tjänster som behövs under enheternas hela livscykel, från inköp till återvinning. Specificera kraven för tjänster såsom inköpshantering, aktivering av konton, reparationer, hur uttjänt utrustning ska hanteras etc. Tänk också igenom hur det bör gå till att uppgradera enheter, uppdatera appar/operativsystem och radera data när uttjänta enheter ska återvinnas. Att ha bra funktioner för asset management är nödvändigt när ett stort antal mobila enheter ska hanteras.
Läs mer: Ett bekvämt, säkert och hållbart sätt att administrera företagets mobila enheter
2. Välj standardprodukter
Att administrera stora mängder mobiltelefoner och surfplattor är betydligt lättare om alla enheter är av samma fabrikat och har samma operativsystem. Välj därför hårdvara och mjukvara av ”standardmodell”. En standardiserad miljö främjar interoperabiliteten, underlättar supporten och minskar komplexiteten.
3. Skalbarhet och flexibilitet
Med tanke på hur snabbt tekniken utvecklas är det viktigt att de produkter, tjänster och lösningar som köps in är skalbara och flexibla. Välj därför lösningar som enkelt kan byggas ut och anpassas när nya användare tillkommer och nya funktioner läggs till.
4. Lösningar för fjärrhantering
Att de mobila enheterna kan uppdateras och felsökas på distans är viktigt. Ange därför tydligt i kravspecifikationen att ni behöver en lösning för central hantering av organisationens mobiltelefoner och surfplattor. Ange krav för uppdatering av appar, säkerhetsuppdateringar, felsökningsfunktioner etc.
5. Datasäkerhet under enheternas hela livscykel
Datasäkerheten är en av de absolut viktigaste aspekterna vid inköp av mobila enheter. Specificera tydliga funktionskrav för datasäkerhet under enheternas livscykel, från inköp till återvinning.
6. Uppdateringar och säkerhetspatchar
Specificera hur uppdateringen av programvaran ska gå till och hur ofta, så att enheterna alltid har ett starkt skydd mot säkerhetshot. Regelbundna uppdateringar förbättrar inte bara säkerheten utan bidrar också till att enheterna fungerar optimalt.
7. Dataskydd för mobila enheter
Att skydda data som lagras på mobiltelefoner och surfplattor är en viktig del av datasäkerheten. Ange tydliga krav vad gäller säkerhetsåtgärder såsom antivirusprogram, brandväggar, intrångsdetektering, säkerhetscertifikat och funktioner för att förhindra dataförlust.
Läs mer: Är alla data på era mobiler alltid skyddade?
8. Integritetsskydd
För att säkerställa skyddet av personuppgifter bör alla upphandlingar innehålla funktionskrav gällande datakryptering, säker datalagring och efterlevnad av dataskyddsförordningen.
9. Utbildning och support
Att användarupplevelsen är viktig vid stora digitaliseringsprojekt är väl känt. Upphandlingen bör därför även innehålla krav gällande utbildning och support för användarna. Att hjälpa nya användare att komma i gång är oerhört viktigt och minskar behovet av support.
10. Miljöpåverkan
Inhämta information om de mobila enheternas/tjänsternas miljöpåverkan, hur leverantören hanterar och återvinner elektroniskt avfall osv.
11. Överväg att outsourca hanteringen
Att administrera stora mängder mobila enheter kräver både tid och kompetens. Överväg därför att outsourca hanteringen, så att den egna IT-avdelningen kan fokusera på att bygga ut mobilanvändningen och andra viktiga digitaliseringsprojekt.
Läs mer: Techstep hjälper dig att hantera dina enheter över alla operativsystem
Sammanfattning
Vid upphandling av mobila enheter är det viktigt att undersöka behoven av tillhörande tjänster, såsom enhetshantering, fjärrsupport och dataskydd. Välj en standardiserad och skalbar lösning som enkelt kan anpassas till verksamhetens behov och uppfyller kraven på datasäkerhet och miljöpåverkan. Genom att noga specificera funktionskrav för alla delar av de mobila enheternas livscykel skapar ni förutsättningar för en effektiv, trygg och framtidssäker mobilanvändning i offentlig sektor.
